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1.      Quel type d’établissement peut organiser des banquets et/ou réunions ?

-         Des établissements spécialisés (centre de conférence, palais des congrès, salle des banquets avec des traiteurs, …).

-         Des restaurants et hôtels équipés de locaux spécifiques et indépendants pour l’organisation de telles manifestations.

2.    Quelle est la clientèle concernée ?

-         Les entreprises, les hommes d’affaires

-         La clientèle de particulier (baptême, mariage, communion, anniversaire,…)

-         Les associations (sportives, de personnes âgées Rotary, …)

-         Les agences de voyages

-         La clientèle de l’hôtel

3.    Les différentes formules

C Le banquet : repas pris en commun par plusieurs personnes d’une même famille ou d’une même entreprise à l’occasion d’un événement.

C Le cocktail : réception organisée en général en fin de journée pour fêter un événement.

C Le lunch : mot anglais qui désigne le déjeuner. C’est un buffet-cocktail plus copieux en canapés, avec évnetuellemnt un ou plusieurs plats chauds ou froids, qui constituera un repas complet, proposé assis ou debout.

C Le buffet froid : c’est un repas à part entière : on y propose un ensemble de plats froids tels que salades composées, charcuteries, viandes et poissons froids, des fromages et des desserts, des boissons alcoolisées ou non.

Les clients peuvent se servir ou être servis. Ils peuvent être debout ou assis autour de tables d’hôtes.

C Le buffet déjeunatoire ou dînatoire : c’est une prestation identique au buffet froid, mais avec en plus un ou plusieurs plats chauds, les clients consomment assis et se servent.

Dans les réunions, nous pouvons distinguer différentes formules :

C La location de salle : seule une réunion sera organisée dans l’établissement (exposition, défilé de mode, …)

C Les journées d’études : les participants arrivent le matin, travaillent toute la journée. La journée d’étude a comme prestation un déjeuner, 2 pauses (matin et après midi). Les participants partent le soir

C Les séminaires résidentiels : Les participants restent plusieurs jours dans un hôtel pour travailler.

Les prestations de cette manifestation :

-         2 pauses (matin, après-midi)

-         déjeuner

-         dîner

-         location de chambre

-         location de salon

-         petit déjeuner

-         open bar

Dans ces trois types de réunions, il est possible et recommandé de proposer aux clients :

-         un café d’accueil

-         une pause détente, permanente ou non

-         une pause campagnarde

4.    Les locaux

Les clients de l’hôtel, des bars et des restaurants ne doivent en aucun cas être gênées par le mouvement des groupes de personnes qui se présentent ou quittent le secteur réunions-banquets.

C Le hall d’accueil : il doit être indépendant du hall de l’hôtel. Il donne directement accès directement sur l’extérieur ou sur les parkings.

La surface du hall d’accueil est importante. Elle doit répondre à plusieurs exigences :

-         faciliter la circulation des clients

-         aménager des zones de détentes (salons)

-         organiser des pauses café, des apéritifs

-         organiser des expositions

C Les dépendances : les dépendances du hall d’accueil comprennent les installations suivantes :

-         une banque d’accueil

-         les vestiaires

-         les toilettes

-         un standard et des cabines téléphoniques

C Les salons : ils doivent répondre à plusieurs exigences

-         différentes superficies pour répondre aux multiples besoins des clients

-         cloisons de séparations amovibles

-         bonne qualité acoustique

-         diffusion impeccable du son vocal et de la musique

-         possibilité d’occultation de la lumière

-         variateur de lumière

-         climatisation

C Les annexes : afin de faciliter le travail, il est indispensable de prévoir un certain nombre de locaux annexes

-         des locaux de stockage de mobilier

-         des locaux de stockage de matériel de restauration (stewarding)

-         des cuisines et offices

-         un local régie                                              équipements mis à disposition

-         des cabines de traduction simultanée            dans certaines structures

5.    Les différentes dispositions

A.    Pour les réunions, les plus souvent utilisées  :

C En théâtre : une table d’orateur et des chaises face à la table

C En classe : des tables et des chaises sont disposées face à une table d’orateur

C En U : les tables sont disposées en forme de U, l’ouverture du U donne sur un écran ou un paper board

Selon la catégorie de l’hôtel, on peut disposer sur table une bouteille d’eau, cendrier, stylos et feuilles avec le sigle de l’hôtel, des blocs notes, ….

B.     Pour les banquets :

La carcasse dépend de la structure de la salle. Il en existe différents modèles.

6.    La brigade et la commercialisation des banquets et séminaires

A.    La brigade

Elle varie selon la taille de l’établissement. Le département de la restauration peut avoir un service banqueting ou non.

La composition de l’organigramme de la brigade du service banquet :

Directeur du service banquet

ê

Directeur adjoint

ê

1^er maître d’hôtel

ê

Maître d’hôtel

ê

Chef de rang

ê

Commis

ê

Sommelier, barman, hôtesse d’accueil

ê

Equipier

Le nombre de personnel de service est directement fonction de la quantité de couverts et du type de prestation.

B.     Le service commercial

Selon la catégorie de l’hôtel, il peut y avoir un service commercial. Le commercial crée la plaquette de l’hôtel en identifiant :

-         les salons, nom et superficie, capacité d’accueil

-         les tarifs des locations de salle, journée d’étude et séminaire

-         des menus pour chaque manifestation

-         des tarifs de chambres

C.     La fiche séminaire

Lors du premier contact téléphonique ou à l’hôtel, le commercial rempli une fiche qui permettra de recueillir plusieurs renseignements.

-         date de la manifestation

-         type de manifestation

-         nombre de personne

-         déroulement de la manifestation

-         proposition de menu

-         besoins particuliers du client

-         matériel

-         etc,…

7.    L’organisation d’un banquet et la mise en place

A.    L’organisation

Le commercial établi des fiches de fonction pour les services concernés pour la manifestation. Ainsi chaque service sait ce qu’il doit faire.

Ces fiches sot distribuées plusieurs jours avant la manifestation.

B.     La mise en place

La mise en place banquet dépend du menu. Elle consiste à disposer sur table le maximum de matériel nécessaire au service. Cette mise en place a pour avantage de gagner du temps.

8.    Les principales quantités de service pour un banquet (par personne)

Le maître d’hôtel des banquets aura en charge de prévoir les autre denrées et les boissons. Les prévisions seront variable selon la prestation voulue par le client et le nombre de convives (type de clientèle, repas midi ou soir, saison, région, budget,…)

9.    La fiche de fonction

Elle a pour rôle d’informer les services concernés d’une manifestation dans l’établissement. Elle rassemble toutes les informations sur l’organisation du banquet.

Pris par :                                                                       le